Dołącz do czytelników
Brak wyników

Edukacja prozdrowotna , Otwarty dostęp

7 września 2021

NR 50 (Wrzesień 2021)

Racjonalne gospodarowanie czasem

0 65

Często mówi się o zarządzaniu czasem, ale tak naprawdę nie da się tego zrobić. Bo czy można zatrzymać czas? Czy można go cofnąć? Zarządzanie czasem jest w tym przypadku po prostu dużym skrótem myślowym. Kwestia ta odnosi się bardziej do zarządzania sobą w czasie lub zarządzania poszczególnymi czynnościami w czasie.

Czym jest racjonalne gospodarowanie czasem

  • procesem oceny i planowania czasu niezbędnego do realizacji założonych celów,
  • podnoszeniem skuteczności działania poprzez efektywniejsze wykorzystywanie czasu.

Czas powinien być traktowany przez nas jak największy kapitał, którym racjonalne gospodarowanie może przynieść najlepsze efekty (1). Zarówno w działalności zarobkowej, jak i w życiu prywatnym istnieje potrzeba oszczędzania czasu. Pytanie tylko, jak tego dokonać. Najważniejsze jest to, aby nie trwonić czasu, którym dysponujemy, na wykonywanie bezsensownych czynności, podczas gdy inne – ważne – oczekują w kolejce do realizacji. Oszczędzanie czasu na różnych polach działalności jest jak najbardziej wskazane i pożądane. Uogólniając, należy stwierdzić, że są dwa główne cele, którym służy zarządzanie czasem pracy i zadaniami. Pierwszy – to lepsze wykorzystanie dostępnego czasu, a drugi – ograniczenie jego marnowania (5). 

POLECAMY

„Im więcej mamy czasu 
na wykonanie jakiejś pracy,
tym więcej czasu nam 
ona zabiera”. 
(Prawo Parkinsona)

Procesy zarządzania czasem (2)

Zarządzanie czasem obejmuje procesy wymagane dla zapewnienia osiągnięcia celów we właściwym czasie. Obszar ten obejmuje:

  • wyznaczanie celów – identyfikacja działań, które muszą zostać wykonane dla osiągnięcia celów,
  • planowanie – estymowanie czasu potrzebnego dla wykonania poszczególnych działań,
  • podejmowanie decyzji o sposobie realizacji zadań,
  • realizacja – stworzenie harmonogramu działań dla wykonywanych czynności, analizowanie kolejności działań, czasów trwania oraz wymaganych zasobów,
  • monitorowanie – kontrolowanie osiągniętych wyników i ewentualna korekta celów. 

Przyczyny tracenia czasu 

Czas jest zasobem ograniczonym w formacie ilościowym, który nie daje się zmagazynować, pomnożyć, nie można go za nic kupić, nie można go zastąpić niczym innym i niezmiennie upływa. Największym problemem ludzkości jest niepotrzebne marnowanie go (4). 

Istnieją dwie podstawowe grupy uwarunkowań marnotrawienia czasu:

  • wewnętrzne, czyli czynniki uzależnione od człowieka, w tym kilka najważniejszych: 
    –    brak przemyśleń nad sobą,
    –    brak uzmysłowienia sobie przemijania czasu,
    –    brak wiedzy na temat zarządzania czasem,
    –    cechy osobowościowe człowieka,
    –    nieumiejętne określanie własnych potrzeb,
    –    nieumiejętne formułowanie celów,
    –    nieumiejętne wyznaczanie priorytetów,
    –    brak wewnętrznej motywacji do działania,
    –    trudności w komunikowaniu się,
    –    nieumiejętność delegowania zadań;
  • zewnętrzne, wśród których wymienić można następujące: 
    –    droga do pracy, 
    –    różnego typu zebrania, 
    –    kolejki w sklepach i urzędach, 
    –    telefony i wizyty akwizytorów czy niespodziewanych petentów, 
    –    przeszkody w pracy płynące z otoczenia (zgiełk, gwar), 
    –    potrzeba czytania prasy codziennej i fachowej, 
    –    konieczność oglądania audycji telewizyjnych, 
    –    awarie urządzeń, instalacji, zasilania, 
    –    niepunktualność interesantów czy znajomych, 
    –    tłok uliczny itd.,
    –    zła organizacja pracy,
    –    nieskuteczny przepływ informacji.

Przykład marnowania czasu

Zewnętrzną przyczyną marnowania czasu są korki. Mają one wiele negatywnych konsekwencji związanych z czasem (7):

  • brak czasu dla siebie i bliskich,
  • pośpiech i zdenerwowanie związane z koniecznością wcześniejszych wyjazdów do pracy/szkoły,
  • negatywne emocje mogą odbijać się na zdrowiu (choroby cywilizacyjne),
  • „agresja drogowa” związana z wściekłością wynikającą ze stania w korku,
  • dodatkowo skutki gospodarcze.

O tym, jak cenny jest czas, pisało wielu filozofów i poetów. Jednym z nich był Paulo Coelho. Stwierdził on:

  • „Żeby docenić wartość jednego roku, zapytaj studenta, który oblał egzamin.
  • Żeby docenić wartość miesiąca, spytaj matkę, której dziecko przyszło na świat za wcześnie.
  • Żeby docenić wartość godziny, zapytaj zakochanych czekających na to, żeby się zobaczyć.
  • Żeby docenić wartość minuty, zapytaj kogoś, kto spóźnił się na pociąg lub na samolot.
  • Żeby docenić wartość sekundy, zapytaj kogoś, kto przeżył wypadek.
  • Żeby docenić wartość setnej sekundy, zapytaj sportowca, który na igrzyskach olimpijskich zdobył srebrny medal.
  • Czas na nikogo nie czeka. Łap każdy moment, który ci został, bo jest wartościowy.
  • Dziel go ze szczególnym człowiekiem – będzie jeszcze więcej wart”.

Jak oszczędzać czas? 
Jak nie marnować czasu?

Aby oszczędzać czas, możemy spróbować wdrożyć do swojego życia kilka przedstawionych poniżej zasad i reguł.

Zasada „60-20-20”

Zasada ta odnosi się do planowania czasu naszej pracy. Wykonując pracę np. przez 10 godzin dziennie, nie powinniśmy zakładać, że cały ten czas uda nam się wykorzystać w sposób efektywny, ponieważ zawsze pojawiają się dystraktory, które powodują, że nie jesteśmy w stanie skoncentrować się na założonych zadaniach nieprzerwanie. 60-20-20 oznacza, że w ciągu tych 10 godzin powinniśmy zaplanować sześć godzin na pracę, którą mamy wykonać, dwie godziny na czynności, które podejmiemy spontanicznie (wpadniemy na jakiś ciekawy pomysł, który będziemy mogli wdrożyć w pracy), dwie godziny, które zajmą nam czynności przez nas niezaplanowane (wezwanie do szefa).

Plan

Należy wyróżnić tutaj kilka elementów. Planowanie dnia powinno się zacząć dzień wcześniej. Trzeba zastanowić się nad tym, jaka pora będzie odpowiednia do wykonania danej czynności. Można też podzielić zadania ze względu na poziom trudności. Najpierw łatwiejsze, potem trudniejsze (rozgrzewamy się na łatwiejszych) lub na odwrót – najpierw trudniejsze, potem luźniejsze (póki mamy wystarczająco dużo sił, robimy najtrudniejsze zadania, gdy opadniemy z sił, zostają nam już tylko zadania łatwe). 

Wybór sposobu nauki/pracy

W tej kwestii każdy musi odnaleźć swoją drogę. Czasem trzeba zainwestować trochę więcej cięższej pracy, aby potem...

Artykuł jest dostępny w całości tylko dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz bezpłatne konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż bezpłatne konto Zaloguj się

Przypisy